Schema di Linee Guida in materia di whistleblowing sui canali interni di segnalazione: le indicazioni integrative fornite da ANAC nel suo recente documento

Lo scorso 7 novembre è stato pubblicato lo Schema di Linee guida in materia di whistleblowing sui canali interni di segnalazione adottato da ANAC a completamento e integrazione delle indicazioni già fornite con la delibera del 12 luglio 2023, n. 311.

L’obiettivo delle Linee Guida è garantire un’applicazione uniforme ed efficace della normativa sul whistleblowing e indirizzare ulteriormente i soggetti tenuti a dare attuazione alla stessa.

Nell’elaborazione del documento si è innanzitutto tenuto conto dei risultati del monitoraggio sullo stato di attuazione della normativa sul whistleblowing, condotta da ANAC nel 2023 attraverso sondaggi svolti in entrambi gli ambiti pubblico e privato. L’analisi dei dati raccolti ha evidenziato “significative criticità”, tra le quali la necessità di migliorare la comunicazione interna, la formazione del personale e la gestione dei canali di segnalazione.

Al fine di chiarire alcuni aspetti normativi e operativi, in questo schema di Linee Guida ANAC fornisce indicazioni chiare e indirizzi interpretativi di carattere generale, certamente utili ad orientare l’operato dei soggetti destinatari della normativa.

In particolare, si segnala innanzitutto la presenza di indicazioni di dettaglio sul ruolo delle organizzazioni sindacali al momento dell’attivazione di un nuovo canale di segnalazione interno.

Quanto ai suggerimenti forniti in relazione alle modalità di effettuazione della segnalazione, si sottolinea l’importanza della predisposizione di un canale di segnalazione in forma orale, alternativa a quella scritta, e della previsione di idonee modalità di tracciamento delle segnalazioni orali (ad esempio mediante registrazione ovvero verbalizzazione).

Di grande interesse appaiono altresì le indicazioni fornite in merito alle necessità di adeguamento del Modello Organizzativo, che – al fine di rispondere pienamente alla disciplina dettata dal D.lgs. 24/2023 – dovrebbe essere rivisto sotto almeno tre profili:

1. Previsione di un canale di segnalazione interna o adeguamento del canale precedentemente attivato per le violazioni del Modello;
2. Esplicitazione del divieto di ritorsione;
3. Aggiornamento del sistema disciplinare con possibili sanzioni nei confronti dei responsabili degli illeciti sanzionati da ANAC.

Rispetto al punto 1), le Linee Guida forniscono utili delucidazioni sul coordinamento tra il “vecchio” sistema di segnalazione eventualmente in essere ai sensi dell’art. 6 co. 2 bis D.lgs. 231/01 e il nuovo sistema previsto dalla normativa che attua la Direttiva.

Lasciando alle aziende la facoltà di decidere se mantenere entrambi i sistemi separati o se istituire un unico canale nel quale far confluire le segnalazioni sia di violazioni del D.lgs. 231/01 del Modello Organizzativo che di violazioni previste dal D.lgs. 24/2023, l’Autorità si esprime in favore della seconda delle predette opzioni.

Il doppio canale, infatti, rischierebbe di essere una duplicazione e di porsi in contrasto con l’esigenza di semplificazione e razionalizzazione dei presidi esistenti. Inoltre, osserva l’ANAC, la presenza di due canali potrebbe ingenerare più confusione e rendere più gravosa, per la platea dei potenziali segnalanti, l’individuazione del corretto interlocutore a cui rivolgersi.

Qualora, invece, si optasse per la duplicità del canale, il segnalante si troverebbe dinnanzi all’alternativa di:

• Effettuare la segnalazione relativa alla violazione del Modello Organizzativo all’OdV, che la gestirebbe come un ordinario flusso informativo, con la conseguente esclusione dell’operatività delle tutele previste dal D.lgs. 24/2023 nei confronti del segnalante;
• Utilizzare il canale di segnalazione istituito in base alla normativa Whistleblowing così godendo di tutte le tutele previste dal decreto.

Dal suo lato l’OdV, nel ricevere la segnalazione, dovrebbe richiedere al segnalante se intenda beneficiare delle tutele garantite dalla legge in favore del whistleblower e, in caso di risposta affermativa, dovrebbe trasmettere la segnalazione al gestore delle segnalazioni whistleblowing (se soggetto diverso dall’OdV) e darne notizia al segnalante.

Nello Schema di Linee Guida si trovano anche alcuni suggerimenti per garantire il coordinamento tra il gestore e l’OdV (qualora non coincidano), nelle ipotesi in cui la segnalazione abbia ad oggetto una violazione del Modello Organizzativo.

Merita, infine, evidenziare le indicazioni fornite da ANAC in merito alle modalità di gestione dei canali di segnalazione nell’ambito di gruppi societari.

Partendo dalle posizioni prese sul tema dalla Commissione europea e bilanciandole con la normativa nazionale, ANAC ritiene che i gruppi di società possano valutare le seguenti soluzioni differenziate a seconda che si tratti di gruppo di medie o di grandi dimensioni:

• Gruppi di medie dimensioni (fino a 249 dipendenti): ammessa la condivisione di canale interno, attraverso l’istituzione di una piattaforma unica che, però, deve essere ramificata a livello di gruppo, consentendo al segnalane di scegliere da un elenco le società presso cui effettuare la segnalazione.
• Gruppi di grandi dimensioni (più di 249 dipendenti): la condivisione del canale interno e della gestione delle segnalazioni non è consentita. Eventualmente si potrebbe optare per l’esternalizzazione del servizio di ricezione e gestione della segnalazione a un fornitore esterno.

Infine, oltre a sottolineare l’importanza della formazione sia per i gestori che per i destinatari della procedura Whistleblowing, l’ANAC suggerisce di prevedere la presenza di sostituti dei gestori non solo nelle ipotesi di conflitto di interessi, ma anche nel caso di una loro assenza temporanea.