La rilevanza delle internal investigations, ossia delle indagini interne aziendali, è destinata a diffondersi in maniera esponenziale. Presupposti L’esigenza di svolgere una internal investigation può nascere dalla conoscenza di indagini da parte di Autorità, da ispezioni di vigilanza, rilievi dell’internal audit o dell’Organismo di Vigilanza, o ancora notizie di stampa. Svolgimento Al fine di svolgere proficuamente le indagini, ma anche al fine di assicurare l’effettiva utilizzabilità degli esiti ottenuti, nonché di evitare possibili responsabilità in capo al datore di lavoro, le singole attività devono essere poste in essere nel rispetto delle disposizioni normative (es. Statuto dei Lavoratori, Codice Privacy e Codice penale, etc.). Esito delle indagini e termini per la querela A seguito del completamento dell’indagine interna, qualora venga accertata la fondatezza dei fatti illeciti segnalati o emersi, può essere necessario pianificare e adottare eventuali misure correttive, adeguati provvedimenti disciplinari o sporgere denuncia/querela innanzi all’Autorità Giudiziaria. In proposito, la Corte di Cassazione, con una recente pronuncia (Cass. Pen. 10934/2024), ha affermato che ai fini della decorrenza del termine perentorio della querela, occorre che l’offeso abbia avuto conoscenza precisa, certa e diretta del fatto delittuoso, sia sotto il profilo oggettivo sia soggettivo, in maniera da possedere tutti gli elementi di valutazione per determinarsi, non essendo sufficiente il sospetto ovvero anche la certezza di eventuali ammanchi (nel caso di specie si imputava il reato di appropriazione indebita). Conclusioni
Tale strumento è divenuto fondamentale innanzitutto in relazione al monitoraggio del rispetto della normativa ex d.lgs. 231/01, ma non solo.
Ai sensi del D.lgs. 24 del 10 marzo 2023 (cd. Decreto Whistleblowing), che ha recepito la Direttiva (UE) 2019/1937 in materia di Whistleblowing, infatti, le imprese sono tenute ad accertare la fondatezza delle segnalazioni effettuate dai ‘segnalanti' in relazione a un elenco sempre più ampio di potenziali violazioni (in cui rientrano non solo i reati previsti dal catalogo del d.lgs. 231/01, ma anche violazioni della normativa a tutela dei consumatori, nonché in materia di sicurezza dei prodotti, finanziaria, ambientale, privacy e cybersecurity, etc.).
Le indagini interne possono inoltre essere avviate non solo per scoprire eventuali comportamenti illeciti o scorretti, ma anche per valutare, in via preventiva, i rischi cui l’azienda è esposta: sulla base degli elementi raccolti attraverso le indagini interne, infatti, l’impresa può individuare eventuali lacune e, di conseguenza, implementare i propri programmi di compliance e le procedure interne.
Le indagini interne costituiscono inoltre un efficace strumento a disposizione delle imprese per la prevenzione e gestione dei rischi ESG e della supply chain: si tratta, in questo caso, di un’autonoma iniziativa dell’impresa volta a verificare, tipicamente col supporto di consulenti legali esterni, il grado di compliance della propria struttura organizzativa e l’esistenza di potenziali illeciti, anche tramite l’analisi di documentazione e procedure interne e interviste ai dipendenti.
I sistemi di Whistleblowing costituiscono tuttavia una delle principali fonti delle c.d. indagini interne, ossia di tutte quelle attività di approfondimento condotte dall’ente nell’ambito della propria organizzazione con lo scopo di verificare notizie riguardanti possibili violazioni di leggi o di regolamenti aziendali e, più in generale, di accertare – e quando possibile, prevenire – fatti che possano compromettere l’ente e da cui potrebbero scaturire responsabilità civili, amministrative o penali.
Il nostro ordinamento non prevede una disciplina organica e generale delle indagini interne - neppure il Decreto Whistleblowing è riuscito a colmare tale lacuna normativa - fatta eccezione per il caso specifico delle c.d. investigazioni difensive che vengono svolte dall’ avvocato difensore, munito di apposito mandato per ricercare ed individuare (anche in via preventiva) elementi di prova a favore del proprio assistito, nell’ambito o in vista di un procedimento penale, regolamentate dagli artt. 327bis e 391bis ss. c.p.p.
Tra gli aspetti preliminari che la società deve prendere in considerazione al fine di decidere se avviare un’investigazione interna, vi è sicuramente la scelta circa la composizione della squadra investigativa: l’azienda può ricorrere alle sole risorse interne ovvero incaricare soggetti esterni esperti ovvero, appunto, incaricare un legale esterno per lo svolgimento delle attività di indagine.
Più di recente, un utile supporto nella regolamentazione dello svolgimento delle indagini interne è stato fornito dallo Standard ISO 37008 – “Internal Investigations of Organizations – Guidance”, pubblicato a luglio 2023 e consistente in una guida per la conduzione di indagini interne in qualsiasi organizzazione, indipendentemente dalla sua dimensione o dal settore di riferimento.
La ISO 37008 definisce espressamente le internal investigations come “an integral part of organizational management”, confermando la loro importanza per mantenere efficiente un sistema di compliance.
Secondo la Guidance, l’indagine interna è un processo professionale di accertamento dei fatti, avviato da o per un’organizzazione, per accertare fatti in relazione a presunti o sospetti illeciti, cattive condotte o non conformità (come corruzione, frodi, molestie, violenze o atti di discriminazione) e consente di:
Vengono fornite indicazioni sul processo da seguire e gli accorgimenti da tenere in considerazione nel corso dell’intero processo investigativo, che viene suddiviso in tre macro-fasi: pre-investigativa, investigativa vera e propria, post-investigativa.
Nello specifico:
In definitiva, pur non fornendo prescrizioni cogenti, il nuovo Standard ISO 37008 può senz’altro essere utilizzato quale valida guida da seguire nella gestione e nell’approfondimento delle segnalazioni interne, anche in conformità al Decreto Whistleblowing di recente introduzione.
Solo all’esito del formarsi di tale conoscenza, con l’identificazione dell’autore e la comprensione dei termini oggettivi dello stesso, la persona offesa può esercitare il diritto di querela.
Pertanto, nel caso in cui vengano condotti gli accertamenti indispensabili di cui si tratta, il termine decorre non dal momento in cui la persona offesa viene a conoscenza del fatto oggettivo del reato né da quello in cui sulla base di semplici sospetti, indirizzi le indagini verso una determinata persona, ma dall’esito di tali indagini.
Sulla persona offesa grava anche un onere di accertamento in ordine ai termini concreti della vicenda, onere che va soddisfatto in vista di un ragionevole tempestivo esercizio del diritto di querela.
La Suprema Corte ha inoltre chiarito che è inapplicabile al caso di indagini interne condotte nell’ambito di attività ispettive l’art. 220 c.p.p. (rubricato “Oggetto della perizia”): affinché le cautele ivi previste siano applicate è necessaria non solo la previsione legislativa o regolamentare dei relativi poteri di indagine ma anche, e soprattutto, la natura pubblicistica del rapporto tra dichiarante ed esercente la funzione o comunque la natura non strettamente privatistica dell’esercizio della funzione stessa. In altre parole, non è applicabile l’art 220 c.p.p. se gli accertamenti non costituiscono oggetto di un’indagine penale o amministrativa ma preludono solamente alle scelte inerenti alla eventuale presentazione della querela nonché alla prosecuzione del rapporto di lavoro.
Alla luce di tali principi, la Corte ha definito “manifestamente infondata” la linea difensiva basata sulla tardiva contestazione dell'attività di indagine interna e sulla anteriore conoscibilità (nell'intranet aziendale) della vicenda.
